ドキュメントを社内で共有する

ドキュメントの共有が非常に簡単で、ブラウザ上ですぐに見てもらえるのが Google ドキュメントの大きな魅力です。見てほしい相手にメールで知らせることで簡単に共有する事が可能です。

1. 共有設定画面の表示

共有したいファイルを開き、画面右上の[共有]-[招待する]を選択します。

共有設定画面の表示

2. 共有の設定

[招待]に共有したいユーザーのメールアドレスを入力後、[共同編集者]or[閲覧者]を選択し、メッセージを入力後に[送信]をクリックします。

連絡先から選択

ドキュメントを共有したいユーザーを連絡先から選ぶ場合は、[連絡先から選択]をクリックします。「連絡先から選択」のウインドウが表示されますので招待するアドレスをチェックして[完了]をクリックします。

招待するユーザーを選択

招待項目にアドレスが追加されたことを確認して[送信]をクリックします。

[招待状を送信せずに追加]を選択すると招待状メールを送付せずに共有できます。

招待欄にアドレスが追加

[アクセスできる人]タブにドキュメント共有に招待した人の一覧が表示されました。

招待の送信完了

共有相手に編集も許可できる

ドキュメント文書を共有するときには、閲覧だけが可能な「閲覧者」と、編集もできる「共同編集者」の、2通りの方法があります。相手にただ見てもらうだけでな く、編集もしてもらいたい場合には「共同編集者」として招待します。共同編集者として編集をするときには、Google アカウントが必要になります。

共同編集者とは

・ドキュメントすべて変更できます。ただし、ドキュメントから所有者を削除する事はできません。
ドキュメントを自分のコンピュータにダウンロードする事ができます。
・あなたが [共同編集者が他の人を招待できるようにする]チェックボックスをオンにすると、共同編集者は他の人をドキュメントに招待する事ができます。

閲覧者とは

・ドキュメントの閲覧だけができます。内容や書式、構造を変更する事はできません。
・他の閲覧者や共同編集者を追加、削除する事はできません。
・ドキュメントを自分のコンピュータにエクスポートする事ができます。

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