カレンダーを公開して組織全体やグループで共有する

Google カレンダーを共有する設定にして同僚が見られるようにすれば、組織全体またはグループ内でスケジュール管理がしやすくなります。

1. カレンダーの共有を設定

共有したいカレンダーの[▼]をクリックし、[このカレンダーを共有]を選択します。

このカレンダーを共有を選択

2. 公開の設定

組織全体と共有するには[このカレンダーを他のユーザーと共有する]にチェックし、[保存]をクリックすると、組織全体に公開となります。

カレンダー公開の設定

特定のユーザーとだけカレンダーを共有するには、相手のメールアドレスを入力し[ユーザーを追加]をクリック、[保存]をすると特定ユーザーとだけ共有となります。特定のグループ内でスケジュールを共有する場合は、グループ名(グループ名@ドメイン)を入力し[ユーザーを追加]をクリック、[保存]をします。

特定ユーザーのメールアドレス入力

相手がわかりやすいカレンダー名を

共有するためのカレンダーでは、ほかの人が見ることを前提にわかりやすい名前をつけます。例えば「仕事のスケジュール」という名前だと、共有した他のユーザーからは誰の「仕事のスケジュール」なのか分からなくなってしまいます。自分の名前をつけるなどして、共有した相手が一目でわかるカレンダー名にします。

最適な共有方法

共有相手に4種類の権限を設定できます。

[変更および共有の管理権限]は、スケジュールの編集と、さらにほかのユーザーへの共有設定ができる最高レベルの権限です。チームのリーダーにこの権限を設定して、一括して管理してもらう場合はこの権限に設定します。
[予定の変更権限]はスケジュールの編集ができます。管理を任せるスタッフがいる場合には、この権限を設定して共有するのが最適です。
[閲覧権限(すべての予定の詳細)]はスケジュールの編集ができず、閲覧のみが可能です。通常はこの権限を利用します。
・どの時間にスケジュールが入っているかを知らせたいが、何のスケジュールかは見られたくない、という相手には[閲覧権限(予定の時間枠のみ)]を設定します。この権限で共有された相手は、カレンダーのスケジュールが入っている枠のみが表示され、スケジュールの名前や詳細は見ることができません。

共有を取り消すには

設定した共有を取り消すには、共有を設定する[このカレンダーを共有]画面で、取り消したいユーザーの名前の右に表示されているゴミ箱のアイコンをクリックします。

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